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Registro Público Mercantil

REGISTRO PÚBLICO MERCANTIL


El registro mercantil es “la institución en donde quedan consignados los derechos, actos, contratos y personas que tienen trascendencia para el tráfico mercantil en un Estado determinado”.*

“El registro mercantil sirve de medio de publicidad legal de los actos y documentos para los cuales se exige inscripción. Con ello se presume que todos conocen o pueden enterarse de las constancias inscritas, hasta el punto de que una vez inscrito un acto es oponible a terceros; contrario sensu, si no se encuentra registrado y la ley exige esa solemnidad, es inoponible a terceros y sólo tendrá efectos jurídicos entre las partes contratantes (Art. 26 del C. Co.).

Una vez inscrito el acto o documento, el conglomerado social no puede alegar desconocimiento del acto. A todos les es permitido conocer la situación jurídica, bien sea examinando los documentos que reposan en los archivos, o bien estudiando el certificado que expida la cámara de comercio respectiva.” *

* El Registro Mercantil en Colombia, Cámara de Comercio de Medellín.
(Páginas 72 y 112).
 
 

DEPÓSITO DE ESTADOS FINANCIEROS


De acuerdo con el Decreto 2649 de 1993, los Estados Financieros de Propósito General se conforman por los siguientes Estados Financieros Básicos: 

Balance General
Estado de Resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujos de efectivo

El artículo 41 de la Ley 222 de 1995, estableció la obligación de depositar los estados financieros de la siguiente manera: 

Dentro del mes siguiente a la fecha en la cual sean aprobados, se depositará copia de los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, en la Cámara de Comercio del domicilio social. Esta entidad expedirá copia de tales documentos a quienes lo soliciten y paguen los costos correspondientes. 

Las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección, vigilancia o control podrán establecer casos en los cuales no se exija depósito o se requiera un medio de publicidad adicional, también podrán ordenar la publicidad de los estados financieros intermedios. 

La Cámara de Comercio deberá conservar, por cualquier medio, los documentos mencionados en este artículo por el término de cinco años. 

El depósito de los estados financieros tiene un costo para el año 2017 de setenta y ocho mil pesos ($ 78.000), correspondiente al costo de 2 inscripciones.


Exoneración del depósito de Estados Financieros en la Cámara de Comercio


En atención a la Resolución 220-006909 del 28 de junio de 2010 expedida por la Superintendencia de Sociedades y reglamentada por el artículo 150 del Decreto 019 de 2012; no será exigible la obligación de depositar los estados financieros de propósito general, junto con sus notas y el dictamen correspondiente, si lo hubiere, para las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales, inspeccionadas, vigiladas o controladas por la Superintendencia de Sociedades que hubieren remitido la información financiera en los términos, detalle y oportunidad exigidos en la circular externa que anualmente expide la referida Entidad para el efecto.

La Superintendencia de Sociedades comunicará anualmente a las Cámaras de Comercio del país la relación de las sociedades comerciales, sucursales de sociedades extranjeras y empresas unipersonales inspeccionadas, vigiladas y/o controladas por la misma que están exoneradas del cumplimiento de la obligación de depósito de la información financiera en las respectivas Cámaras de Comercio.


LEY 1780 DE PROMOCIÓN DEL EMPLEO Y EL EMPRENDIMIENTO JUVENIL 

 

Las personas naturales o jurídicas que conformen empresa a partir del 2 de mayo de 2016 y cumplan con los requisitos de pequeña empresa joven. 

 

QUIÉNES SE CONSIDERAN EMPRESAS JÓVENES 

 

Empresas que tengan entre 0 y 50 trabajadores. 

 

Activos totales no superiores a 5.000 SMMLV 

 

Personas naturales de 18 a 35 años 

 

Personas jurídicas, en las que participen uno o varios jóvenes entre 18 y 35 años, y que represente por lo menos la mitad más una de las cuotas, acciones o participaciones en que se divide el capital. 

 

Inicio de su actividad a partir de la promulgación de la Ley: 2 de Mayo de 2016, independiente que previamente haya operado como informal. 

 

BENEFICIOS: 

 

Exención o descuento del 100% de la matrícula mercantil del comerciante, persona natural o jurídica, para el primer año. 

 

No aplica descuento para el Establecimiento de comercio, sucursal o agencia. 

 

Descuento del 100% en la renovación del segundo año. 

 

PÉRDIDA DE BENEFICIOS 

 

El pago no oportuno de la renovación mercantil, por incumplimiento de la renovación dentro de los tres (3) primeros meses del año. 

 

No pago de los aportes al sistema de seguridad social y aportes parafiscales. 

 

Incumplimiento de las obligaciones tributarias: DIAN e Industria y comercio. 

 

Superar al año siguiente los 36 años, el número de empleados o valor de activos.  

 

CONDICIONES PARA LA RENOVACIÓN DEL REGISTRO MERCANTIL 

 

La persona natural o jurídica debe declarar que ha realizado los aportes parafiscales y ha cumplido con sus obligaciones tributarias. 

 

La persona jurídica debe presentar certificación expedida por el Representante Legal o Revisor Fiscal, donde acredite que los socios o accionistas constituyentes con edad de 18 a 35 años, aún permanecen en la sociedad. 

 

EXCLUSIONES 

 

Personas naturales que después del 2 de mayo cancelen su matrícula y soliciten una nueva como persona natural con la misma actividad. 

 

Las personas jurídicas creadas a partir de la Ley, como consecuencia de la escisión o fusión de una o más personas jurídicas existentes. 

 

Las personas jurídicas creadas a partir de la Ley, en cuyo aporte se encuentre un establecimiento transferido o aportado por una persona natural o persona jurídica matriculada antes de la Ley. 

 

Las personas naturales o jurídicas creadas a partir de la Ley, que adquieran establecimientos existentes antes del 02 de mayo. 

 

NOTA: En caso de falsedad las Cámaras aplicarán lo establecido en el artículo 38 del Código de Comercio, y cobrarán los valores a cargo.

















El Sistema de Prevención de Fraudes – SIPREF , fue establecido por la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la expedición de la Circular Externa 005 del 30 de Mayo de 2014, por la cual ésta entidad modificó la Circular 008 del año 2013.  

Este sistema contiene instrucciones o procedimientos que las Cámaras de Comercio deben adoptar para garantizar la seguridad y confiabilidad de la información que reposa en los registros públicos que administran, sin perjuicio del control de legalidad que se ejerce en las Cámaras de Comercio respecto de los actos y documentos sujetos a registro 

 

Objetivos Específicos 

a. Reducir los riesgos de suplantación de comerciantes, entidades sin ánimo de lucro y proponentes. 

 

b. Prevenir que terceros, ajenos a los titulares de los registros públicos que se llevan en las Cámaras de Comercio, modifiquen la información que reposa en ellos, sin la autorización del titular del expediente afectado. 

 

 

FUNCIONAMIENTO DEL SIPREF 

 

1. En radicación de trámites:  

Cuando una persona radica ante la Cámara de Comercio cualquier documento para su registro, se debe validar la identidad de quien presenta y paga el trámite, por lo cual se siguen los siguientes procedimientos: 

Las personas que radican los trámites deben presentar su documento de identificación original, es decir la cédula de ciudadanía amarilla con hologramas y en caso de pérdida se acepta la contraseña siempre y cuando tenga la fecha de expedición. Los extranjeros deben presentar su cedula de extranjería vigente y adjuntar copia de la misma.  

Con este documento de identidad el Asesor de la Cámara de Comercio valida la identidad del solicitante, a través del Sistema de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, utilizando el dispositivo biométrico en el cual se toma la huella dactilar del usuario y en caso de que sea imposible la toma de la huella, se ingresa a la página web www.registraduria.gov.co y se descarga el Certificado de vigencia de la cédula, el cual se adjunta al documento que se está radicando. 


2. Verificación de identidad en la inscripción de nombramientos: 

En caso de que se realice la inscripción de actos o documentos que implique el cambio de representantes legales, revisores fiscales o miembros de los órganos de administración, la Cámara de Comercio de Pereira debe verificar en la página web de la Registraduría Nacional, la identidad de cada una de las personas nombradas sin que se requiera la presencia física de estas personas. Para este proceso se hace necesario que con el acta de nombramiento se adjunte fotocopia de la cédula de ciudadanía o se indique la fecha de expedición y el número del documento de identidad de quien están nombrando. 

 

3. Verificación de identidad para las solicitudes de información de matrículas e inscripciones inactivas: 

Los comerciantes, personas naturales o jurídicas o las Entidades sin ánimo de Lucro (ESAL) que estén inactivas, es decir que no hayan renovado su registro o hayan solicitado inscripciones de actos o mutaciones en un término de 3 años o más, no pueden realizar la renovación, modificación de información o solicitar la inscripción de actos, mientras no sea efectuada la activación de la matrícula de manera personal por parte de la persona natural matriculada y en el caso de sociedades o ESAL; la activación la puede realizar cualquiera de las siguientes personas inscritas: Representantes Legales, socios, Revisores fiscales o miembros de sus órganos de administración, haciendo dicha activación de forma presencial y con verificación biométrica. 

 

4. Sistema de Alertas Registrales: 

El SIPREF incluye la implementación de un Sistema de alertas registrales que permitirá a los titulares de la información registral, adoptar medidas oportunas que eviten o detengan posibles conductas fraudulentas. 

Estas alertas registrales se deben remitir a los correos electrónicos reportados y al número de celular registrado ante la Entidad, notificando la radicación de solicitudes de renovación o registro de cualquier tipo de trámite, la inscripción de actos o documentos en los diferentes registros públicos e igualmente deberá notificar si la solicitud de renovación o inscripción fue rechazada por la Cámara de Comercio, adjuntando la correspondiente carta de devolución; esto con el fin de mantener informado a los usuarios sobre sus solicitudes de registro. 

 

5. Reingreso de documentos: 

La persona que presenta para reingreso, a la Abogada de atención al público o a la Asesora de Registros de las sedes; documentos que han sido devueltos previamente, debe exhibir su cédula de ciudadanía o de extranjería en original y vigente. Cuando la identificación es la cédula de extranjería, es necesario adjuntar copia de la misma.  

La Abogada o Asesora valida la identidad del solicitante, a través del dispositivo biométrico en el cual se toma la huella dactilar del usuario. 

Si al momento de exhibir la cédula de ciudadanía se presentan inconsistencias en la identificación del solicitante con la validación de la información en la Registraduría nacional del estado civil, no se podrá radicar la petición.  

 

6. Exclusiones del Sistema de identificación de usuarios 

No están sujetas a la aplicación del sistema SIPREF, las solicitudes y órdenes de las autoridades judiciales o administrativas, tales como embargos, desembargos, inscripciones de demanda y cualquier otra orden similar.  

Los trámites relacionados con el Registro Nacional de Turismo.  

El registro de libros electrónicos.  

Los trámites de renovación de comerciantes, entidades sin ánimo de lucro y proponentes.