Libros electrónicos
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APERTURA
¿Qué son los libros electrónicos?
Los libros electrónicos se entienden como aquellos documentos en forma de mensajes de datos, de conformidad con la definición de la Ley 527 de 1999, mediante los cuales los comerciantes realizan los registros de sus operaciones mercantiles.
Para el registro de los libros electrónicos, debe realizar una solicitud indicando la inscripción de los libros electrónicos, el nombre del libro a registrar (Libro de actas de asamblea, registro de accionistas para las sociedades comerciales y/o para entidades Sin Ánimo de Lucro registro de socios, registro de asociados etc.) Se debe tener en cuenta que la solicitud debe ser elaborada en formato PDF/A y firmada digitalmente por el representante legal.
PRECISIONES SOBRE EL REGISTRO DE LOS LIBROS ELECTRÓNICOS
El registro de los libros de comercio en medios electrónicos deberá surtirse ante la cámara de comercio del domicilio del comerciante o inscrito.
Este servicio sólo está habilitado para las personas jurídicas activas en los registros mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, cuyo domicilio haga parte de la jurisdicción de la Cámara de Comercio de Pereira.
De conformidad con lo establecido en el numeral 7º del artículo 28 del Código de Comercio, modificado por el artículo 175 del Decreto 019 de 2012, solamente deben inscribirse: (i) en el registro mercantil: los libros de registro de socios o accionistas y los de actas de asamblea y juntas de socios; y (ii) en el registro de entidades sin ánimo de lucro: los libros de registro de asociados y los de actas del máximo órgano.
Cuando las actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a la anotación el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente cámara de comercio.
El comerciante o inscrito no podrá llevar en forma simultánea el mismo libro en medio electrónico y de forma física.
DEFINICIONES
Registro de libros en medios electrónicos:
Es el trámite que el usuario debe efectuar para solicitar el registro de libros de comercio en medios electrónicos, a través del sistema dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.
Anotaciones:
es la radicación de las actas, que se hace en los libros de comercio en medios electrónicos previamente registrados a través del servicio dispuesto por la CÁMARA DE COMERCIO.
MARCO NORMATIVO DEL SERVICIO
Para este servicio se requiere:
Obtener una contraseña
Previa validación de identidad que es realizada por la plataforma. La contraseña asignada es personal e intransferible y será utilizada en este SERVICIO como un mecanismo de firma electrónica, en los términos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 1074 de 2015.
Documentos diferentes a cédula de ciudadanía no pueden utilizar este servicio
Debido a que no se les puede realizar el proceso de verificación de identidad para asignarle el usuario y contraseña, para firmar electrónicamente.
Ante esta situación, el USUARIO deberá solicitar el registro de libro físico, a través de los canales dispuestos por la CÁMARA DE COMERCIO.
Importante
Si a la fecha de la solicitud de registro del libro en medios electrónicos, el libro físico que lo antecede posee hojas que no hubieren sido empleadas, deberá indicarlo en el formulario y, en este caso, también tendrá que ser firmado electrónicamente por el revisor fiscal o contador público de la entidad. Una vez recibida la solicitud de registro por parte de la CÁMARA DE COMERCIO, será revisada de acuerdo con los procedimientos establecidos. Si el proceso de verificación es satisfactorio la CÁMARA DE COMERCIO efectuará una inscripción por cada uno de los libros en el Libro VII del registro mercantil y Libro II del registro de entidades sin ánimo de lucro, respectivamente y enviará una constancia a la dirección electrónica que el peticionario haya reportado, con los siguientes datos:
01.
Cámara de Comercio.
02.
Fecha de inscripción del libro para registro.
03.
Fecha de inscripción.
04.
Número de inscripción.
05.
Identificación
Del comerciante o persona obligada a registrar.
06.
Nombre del libro
CONFORMACIÓN DE LOS LIBROS REGISTRADOS EN MEDIOS ELECTRÓNICOS
Efectuada la inscripción del libro de actas de juntas de socios o accionistas en medios electrónicos, el comerciante o inscrito tendrá derecho a remitir a la CÁMARA DE COMERCIO, a través de la opción anotaciones de los libros electrónicos, dispuesta en el sistema, por el término de un (1) año, archivos electrónicos con destino a ese libro, los cuales deberán ser firmados electrónicamente por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión. La solicitud de asentar el archivo electrónico contentivo del acta, en el libro correspondiente, deberá ser firmada electrónicamente por el representante legal, presidente o secretario.
La CÁMARA DE COMERCIO sólo verificará, previo al asentamiento, que los archivos electrónicos estén firmados por las personas que corresponde, pero en ningún momento validará o acreditará su contenido, ni almacenará los archivos electrónicos que el usuario envíe para su asentamiento en los libros de comercio en medios electrónicos, por lo que es responsabilidad única y exclusivamente del comerciante o inscrito el contenido del archivo, así como su conservación o custodia.
El diligenciamiento y la veracidad de los datos de la información registrada, serán responsabilidad única y exclusiva del comerciante, de conformidad con las normas que regulan la materia.
Cuando se trate de actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, adicional a su asiento en el respectivo libro de manera electrónica, el usuario deberá solicitar el registro individual de las mismas ante la correspondiente Cámara de Comercio.
